5 Kesalahan Umum yang Sering dilakukan Staff Purchasing

Published by serenata on

5 Kesalahan Umum yang Sering dilakukan Staff Purchasing

Pernahkah Anda membaca istilah ekonomi yang menyatakan bahwa “dengan modal sekecil-kecilnya, pelaku ekonomi harus mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya”? Artinya, modal yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak boleh melebihi pendapatannya. 

Bagaimana cara agar pengeluaran perusahaan berjalan secara efisien atau tepat guna? Sejatinya, setiap karyawan harus mampu meminimalisir kesalahan saat bekerja. Itulah pentingnya Anda memilih karyawan yang andal di bidangnya, salah satunya karyawan yang bertanggung jawab di bidang purchasing. 

Tidak bisa dipungkiri jika staff purchasing juga rentan berbuat salah, sehingga perlu pengawasan Anda sebagai pemilik perusahaan. Apa saja sih kesalahan umum yang sering dilakukan oleh purchasing staff?

Baca Juga: Simak Arti Pengertian Purchasing, Proses, dan Tanggung Jawabnya di Sini!

1. Membayar Barang yang Tidak Dipesan

Nah, siapa yang pernah melakukan kesalahan semacam ini? Jika staff purchasing Anda pernah melakukan kesalahan semacam ini, sudah sepatutnya Anda selidiki karena inilah cikal bakal terjadinya korupsi di perusahaan. 

Teorinya, ada pengeluaran pasti ada timbal balik berupa penerimaan barang. Akan tetapi, jika barang yang dimaksud tidak ada, bisa jadi itu hanya akal-akalan tim purchasing Anda.

2. Tidak Melakukan Negosiasi Harga

Kesalahan umum yang sering dilakukan staff purchasing berikutnya adalah mereka enggan melakukan negosiasi dengan pemasok terkait harga bahan baku. Jika perusahaan Anda sudah menjadikan pemasok sebagai vendor tetap, seharusnya mampu mendapatkan harga lebih rendah melalui proses negosiasi.

Baca Juga: Simak Penjabaran Tugas-tugas Purchasing Staff di Sini!

3. Membayar Terlalu Cepat

Pada umumnya, pembayaran bahan baku bisa dilakukan kapanpun waktunya, baik di awal maupun di akhir setelah bahan diterima. Jika staff purchasing membayar pelunasan saat bahan baku belum diterima, itu bisa menimbulkan masalah terlebih untuk vendor yang masih baru. Sebagai tim purchasing, cobalah untuk menghindari hal ini.

4. Keterlambatan Pembayaran

Siapa sih yang mau dibayar telat? Tentu tidak ada, ya. Sebagai staff purchasing, cobalah untuk membayar pesanan tepat setelah bahan baku diterima. Jika terlambat dalam membayar, pasti pihak vendor akan kecewa. Hal itu bisa mengakibatkan vendor enggan kerja sama dengan perusahaan Anda lagi.

5. Membeli Bahan yang Belum Mendapatkan Persetujuan Atasan

Tugas utama staff purchasing adalah menerima formulir pemesanan dari setiap divisi, dengan syarat divisi yang bersangkutan sudah mendapatkan persetujuan dari kepala. Tugas utama staff purchasing setelah mendapatkan formulir pemesanan dari setiap divisi adalah mengecek kevalidan formulir tersebut. 

Seringkali staff purchasing memproses pesanan bahan tanpa melihat persetujuan dari tiap kepala divisi. Jika hal itu terjadi, tentu bisa merugikan perusahaan.

Baca Juga: Pengertian Performance Bond & Gunanya bagi Kontrak Kerja dengan Klien

Itulah 5 kesalahan umum yang sering dilakukan oleh staff purchasing. Sebagai atasan, Anda harus mampu mengontrol setiap pengeluaran perusahaan agar setiap pesanan tidak menjadi mubazir. 

Untuk menghindari kesalahan semacam itu, Anda bisa beralih pada sistem e-procurement karena di dalamnya juga memuat e-purchasing. Keberadaan e-purchasing ini tentu bisa membantu tim purchasing untuk meminimalisir kesalahan. Mungkin, Anda bisa mencoba sistem e-procurement dari ProcurA. Klik di sini untuk informasi lebih lanjut.

Tentang ProcurA:

Perusahaan Anda masih menggunakan procurement konvensional? Sudah saatnya beralih ke software e-procurement atau procurement online! Apabila Anda sedang mencari software e-procurement terbaik dan profesional yang bisa memenuhi keinginan perusahaan Anda, maka ProcurA-lah jawabannya. Segera kunjungi situs web kami di sini untuk info lebih lanjut.

Sumber:

(EV)


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *